VỀ THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY TRONG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

Nghị định 110 không quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản mà giao cho Bộ Nội vụ hướng dẫn tại Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 24/01/2011. Để nâng cao hiệu lực pháp lý của quy định, khắc phục một số hạn chế do thể thức, kỹ thuật trình bày của văn bản hành chính chưa thống nhất với văn bản QPPL (căn cứ pháp lý, đánh số trang…), thể thức, kỹ thuật trình bày của văn bản điện tử chưa thống nhất với văn bản giấy…gây khó khăn cho công chức, viên chức trong quá trình tham mưu, soạn thảo văn bản, Nghị định 30 đã quy định cụ thể và có sửa đổi, bổ sung một số quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Bài viết giới thiệu một số thay đổi cơ bản sau:

1. Về phông chữ trong soạn thảo văn bản

Thông tư 01/2011/TT-BNV quy định phông chữ sử dụng để trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001. Nghị định 30 đã quy định cụ thể phông chữ phải là "phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001".

2. Về cách đánh số trang

Thông tư 01/2011/TT-BNV quy định số trang văn bản được trình bày tại góc phải ở cuối trang giấy (phần footer) thì theo Nghị định 30, số trang văn bản được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng và không hiển thị số trang thứ nhất. Quy định này thống nhất cách đánh số trang với văn bản QPPL tránh nhầm lẫn, khắc phục khó khăn cho các cá nhân trong quá trình soạn thảo văn bản như hiện nay.

3. Về khổ giấy

Nghị định 30 quy định tất cả các văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy A4, trong khi Thông tư 01/2011/TT-BNV quy định văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy A4, còn các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biện nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển được trình bày trên khổ giấy A5 hoặc trên giấy mẫu in sẵn (khổ A5).

4. Về phần nội dung văn bản

Nghị định 30 về cơ bản kế thừa các quy định trước đây về kỹ thuật trình bày nội dung văn bản hành chính, tuy nhiên, Nghị định 30 đã làm rõ và sửa đổi, bổ sung một số quy định nhằm khắc phục hạn chế như:

⁽ⁱ⁾ Phần căn cứ pháp lý: Nghị định 30 quy định rõ căn cứ pháp lý "bao gồm các văn bản quy định thẩm quyền, chức năng nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức và các văn bản quy định nội dung, cơ sở để ban hành văn bản. Căn cứ ban hành văn bản được ghi đầy đủ tên loại văn bản, số, ký hiệu của cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản (Riêng Luật, Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu, cơ quan ban hành" và được trình bày theo chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, căn cứ cuối cùng kêt thúc bằng dấu "chấm". Khác với Thông tư 01/2011/TT-BNV hướng dẫn là chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu "phẩy".

⁽ⁱⁱ⁾ Về bố cục: Nghị định 30 không quy định cứng, chi tiết về bố cục của từng loại văn bản như quy định tại Thông tư 01/2011/TT-BNV, mà chỉ quy định bố cục chung cho tất cả các loại văn bản hành chính, cụ thể: "tùy theo tên loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố trí theo phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm hoặc được phần chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định". Nghị định 30 đã bổ sung thêm văn bản hành chính có thể bố cục các "tiểu mục". Quy định này tạo sự linh hoạt, chủ động cho các cơ quan, tổ chức trong việc xác định bố cục phù hợp với từng nội dung của văn bản.

Ngoài ra, tại Thông tư 01/2011/TT-BNV hướng dẫn cụ thể yêu cầu cơ bản của nội dung trong văn bản hành chính, đó là: Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng; phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quy định của pháp luật; trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác; sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu; dùng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông; chỉ được viết tắt những từ, cụm từ thông dụng, những từ thuộc ngôn ngữ tiếng Việt dễ hiểu…  Nghị định 30 không quy định cụ thể về nội dung này, tuy nhiên, khi soạn thảo các văn bản hành chính, các công chức, viên chức cũng phải sử dụng ngôn ngữ, văn phong hành chính để đảm bảo tính chặt chẽ, trang trọng, chuẩn mực của văn bản hành chính.

5. Về hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền

Theo Thông tư 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 thì hình ảnh, thông tin chữ ký số của cơ quan, tổ chức ở văn bản chính, văn bản kèm theo không cùng tệp tin với văn bản điện tử và ở văn bản số hóa là giống nhau, đều là: "Hình ảnh: Dấu của cơ quan, tổ chức số hóa văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng Portable Network Graphics (.png). Thông tin: Tên cơ quan, tổ chức, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601)".

Nay, theo quy định của Nghị định 30, hình ảnh, thông tin chữ ký số của cơ quan, tổ chức ở các vị trí nêu trên là khác nhau, cụ thể: Đối với văn bản chính, chữ ký số của cơ quan, tổ chức "là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái".

Đối với văn bản kèm theo không cùng tệp tin với văn bản điện tử: "Hình ảnh: Không hiển thị. Thông tin: Số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen"

Đối với văn bản số hóa: "Hình ảnh: Không hiển thị. Thông tin: Hình thức sao, tên cơ quan, tổ chức sao văn bản,  thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen."

6. Về phần phụ lục:

Nghị định 30 đã bổ sung hướng dẫn cụ thể đối với thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi Phụ lục được ban hành, theo đó thông tin chỉ dẫn kèm theo phụ lục bao gồm: "Số, ký hiệu văn bản, thời gian ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản"; vị trí đặt "canh giữa phía dưới tên của Phụ lục, chữ in thường, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng, cùng phông chữ với nội dung văn bản, màu đen". Đồng thời, Nghị định quy định rõ "Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi Phụ lục (Kèm theo văn bản số…/…-… ngày … tháng… năm…) được ghi đầy đủ đối với văn bản giấy; đối với văn bản điện tử, không phải điền thông tin tại các vị trí này".

7. Về các trường hợp phải viết hoa:

Về cơ bản, Nghị định 30 kế thừa các quy định viết hoa tại các quy định trước đây như các trường hợp viết hoa (i) vì phép đặt câu; (ii) danh từ riêng chỉ tên người, (iii) tên địa lý; (iv) tên cơ quan, tổ chức, (v) các trường hợp khác… Bài viết chỉ tập trung chỉ ra một số điểm khác biệt về viết hoa tại Nghị định 30 so với quy định trước đây, cụ thể:

Với một số điểm nổi bật như trên, Nghị định 30/2020/NĐ-CP sẽ tạo hành lang pháp lý đồng bộ đối với công tác văn thư nói chung và văn thư điện tử nói riêng trong tiến trình cải cách hành chính, xây dựng Chính phủ điện tử ở Việt Nam và hội nhập quốc tế.

Trích: Vụ Pháp chế - NHNN

Xem chi tiết về một số điểm mới của Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

Tải toàn văn Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.